Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 15 april 2025

Dit privacybeleid beschrijft hoe Upkyk (“wij”, “ons” of “onze”) persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt wanneer u onze website bezoekt (https://upkyk.nl) of gebruikmaakt van onze diensten.

We nemen uw privacy serieus en verwerken gegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Welke gegevens verzamelen wij?

Gegevens die u zelf verstrekt:

  • Naam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Informatie via contact- of aanmeldformulieren

Automatisch verzamelde gegevens:

  • IP-adres
  • Browser- en apparaatgegevens
  • Bezochte pagina’s
  • Besturingssysteem

Onze analysetool Independent Analytics is volledig privacyvriendelijk en gebruikt geen cookies.

2. Waarom verwerken wij uw gegevens?
 Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

  • Toestemming – bijvoorbeeld wanneer u ons contactformulier invult
  • Uitvoering van een overeenkomst – zoals bij samenwerking
  • Wettelijke verplichting – denk aan fiscale bewaarplicht
  • Gerechtvaardigd belang – zoals het verbeteren van onze website of diensten

3. Waarvoor gebruiken we uw gegevens?

  • Om onze diensten te leveren en te verbeteren
  • Voor communicatie of opvolging na contactverzoeken
  • Om onze AI-chatbot te verbeteren
  • Voor administratieve of wettelijke doeleinden

4. Met wie delen we gegevens?
 Alleen wanneer noodzakelijk delen we gegevens met zorgvuldig geselecteerde verwerkers:

  • OpenAI – Verwerking van chatberichten via Upkyk Assistant AI (VS – met SCC’s)
  • Hostingprovider – Hosting en databeheer (Nederland/EU)
  • Google Search Console – Inzicht in websiteprestaties (geanonimiseerd – VS)
  • Google Fonts – Weergave van lettertypes via externe server (VS – IP-adres kan gedeeld worden)

Met al deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten of zij voldoen aan AVG-vereisten.

5. Chatfunctie – Upkyk Assistant AI
Op onze website kunt u gebruikmaken van Upkyk Assistant AI, een AI-chatbot die vragen automatisch verwerkt via technologie van OpenAI.

Wat gebeurt er met uw data:

  • Uw berichten worden tijdelijk verwerkt door OpenAI om een passend antwoord te genereren
  • OpenAI gebruikt deze gegevens niet voor modeltraining, conform hun data policy.
  • Alleen gegevens die u zelf invoert (zoals naam of e-mailadres) worden verwerkt

Opslag en gebruik:

  • Berichten worden lokaal opgeslagen op onze server
  • Bewaartermijn: maximaal 60 dagen
  • Uw gesprekken worden alleen gebruikt voor klantenservice of verbetering van onze chatbot
  • Escalatie naar een menselijke medewerker gebeurt bij complexe of persoonlijke vragen

6. Cookiegebruik
 Wij gebruiken geen tracking- of marketingcookies.

Independent Analytics verzamelt anonieme data zonder cookies of externe verwerking.

Google Fonts wordt geladen via externe servers, waarbij Google mogelijk IP-adressen ontvangt. We streven ernaar deze lokaal te hosten waar mogelijk.

7. Beveiliging
 Wij beschermen uw gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

  • SSL-versleuteling
  • Firewall- en toegangsbeveiliging
  • Versleutelde opslag waar mogelijk

Hoewel we er alles aan doen om uw gegevens te beveiligen, kunnen we geen absolute veiligheid garanderen.

8. Bewaartermijnen

  • Contactverzoeken: 12 maanden
  • Facturatie en administratie: 7 jaar (wettelijk verplicht)
  • Chatgesprekken: 60 dagen
  • Serverlogs: maximaal 30 dagen

9. Uw rechten
 U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Recht op inzage
  • Recht op correctie
  • Recht op verwijdering (recht om vergeten te worden)
  • Recht op beperking van verwerking
  • Recht op overdraagbaarheid
  • Recht om bezwaar te maken

Voor al deze verzoeken kunt u mailen naar: info@upkyk.nl

10. Wijzigingen in dit beleid
 We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. Belangrijke wijzigingen zullen duidelijk worden gecommuniceerd. De meest actuele versie vindt u altijd op deze pagina.

11. Contact met ons opnemen

Als u vragen of opmerkingen heeft over dit privacybeleid of onze privacypraktijken, kunt u contact met ons opnemen:
info@upkyk.nl          
KvK: 97 02 00 95

Bedankt voor het vertrouwen dat u in Upkyk stelt. We waarderen uw bezoek aan onze website en uw interesse in onze diensten.