Privacybeleid

1. Wie zijn wij

Upkyk is een eenmanszaak gevestigd in Den Haag, Nederland (KvK: 97 02 00 95). Wij bieden diensten aan op het gebied van webontwikkeling, app-ontwikkeling, digitale applicaties, grafisch ontwerp en content marketing. Tevens ontwikkelen wij softwareproducten, waaronder de Assistant AI. Contactgegevens: info@upkyk.nl

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Gegevens die u zelf verstrekt: • Naam • E-mailadres • Telefoonnummer • Bedrijfsnaam • Inhoud van uw bericht via contact- of aanmeldformulieren Automatisch verzamelde gegevens: • IP-adres • Browser- en apparaatgegevens • Bezochte pagina's • Besturingssysteem Wij gebruiken Google Analytics met een tracking pixel voor het verzamelen van anonieme websitestatistieken. Hiervoor wordt een cookie geplaatst met uw voorafgaande toestemming.

3. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen: • Toestemming – bijvoorbeeld wanneer u ons contactformulier invult of de AI-chatfunctie gebruikt. • Uitvoering van een overeenkomst – zoals bij samenwerking of dienstverlening. • Wettelijke verplichting – denk aan fiscale bewaarplicht. • Gerechtvaardigd belang – zoals het verbeteren van onze website of diensten.

4. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

• Om onze diensten te leveren en te verbeteren. • Voor communicatie of opvolging na contactverzoeken. • Om onze AI-chatfunctionaliteit aan te bieden en te verbeteren. • Voor administratieve of wettelijke doeleinden. • Om technische problemen te analyseren en op te lossen.

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen uw gegevens niet aan derden. Alleen wanneer noodzakelijk delen wij gegevens met zorgvuldig geselecteerde verwerkers: • OpenAI – Verwerking van chatberichten via Upkyk Assistant AI (VS – met Standard Contractual Clauses conform AVG). • Hostingprovider – Hosting en databeheer (Nederland / EU). • Google Search Console – Inzicht in websiteprestaties (geanonimiseerd, VS). • Google Fonts – Weergave van lettertypes via externe server (VS – IP-adres kan gedeeld worden; wij streven ernaar dit lokaal te hosten). Met alle verwerkers zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten, of zij voldoen aantoonbaar aan AVG-vereisten.

6. Upkyk Assistant AI – Chatfunctie

Op onze website kunt u gebruikmaken van Upkyk Assistant AI, een AI-chatbot die vragen automatisch verwerkt via technologie van OpenAI. Wat gebeurt er met uw data: • Uw berichten worden tijdelijk verwerkt door OpenAI om een passend antwoord te genereren. • OpenAI gebruikt deze gegevens niet voor modeltraining, conform hun API Data Usage Policy. • Alleen gegevens die u zelf invoert (zoals naam of e-mailadres) worden verwerkt. Opslag en gebruik: • Berichten worden lokaal opgeslagen op onze server. • Bewaartermijn: maximaal 60 dagen. • Uw gesprekken worden alleen gebruikt voor klantenservice of verbetering van onze chatbot. • Bij complexe of persoonlijke vragen kan escalatie naar een menselijke medewerker plaatsvinden. Toestemming: Vóór gebruik van de chatfunctie wordt uw toestemming gevraagd. U kunt het gebruik op elk moment staken.

7. Cookiegebruik

Wij gebruiken functionele cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van de website en analytische cookies voor Google Analytics (met tracking pixel). Google Analytics verzamelt anonieme websitestatistieken om onze website te verbeteren. Deze tracking pixel wordt alleen geplaatst na uw toestemming. Google Fonts wordt geladen via externe servers, waarbij Google mogelijk IP-adressen ontvangt. Wij streven ernaar deze lettertypes lokaal te hosten. U kunt uw cookievoorkeuren altijd aanpassen via de instellingen van uw browser.

8. Beveiliging

Wij beschermen uw gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder: • SSL/TLS-versleuteling (HTTPS) • Firewall- en toegangsbeveiliging • Versleutelde opslag waar van toepassing • Beperkte toegang tot persoonsgegevens op basis van need-to-know Hoewel wij er alles aan doen om uw gegevens te beveiligen, kunnen wij geen absolute veiligheid garanderen.

9. Bewaartermijnen

• Contactverzoeken en e-mailcorrespondentie: 12 maanden na afhandeling. • Facturatie en administratie: 7 jaar (wettelijk verplicht). • Chatgesprekken via Assistant AI: maximaal 60 dagen. • Serverlogs: maximaal 30 dagen. • Bij actieve samenwerking: voor de duur van de samenwerking plus maximaal 2 jaar daarna.

10. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten: • Recht op inzage – u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken. • Recht op correctie – u kunt onjuiste gegevens laten aanpassen. • Recht op verwijdering – u kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens ('recht om vergeten te worden'). • Recht op beperking van verwerking – u kunt verzoeken de verwerking te beperken. • Recht op overdraagbaarheid – u kunt uw gegevens opvragen in een gangbaar formaat. • Recht om bezwaar te maken – u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Voor al deze verzoeken kunt u contact met ons opnemen via het contactformulier op onze website. Wij reageren binnen 4 weken. Bent u niet tevreden met de afhandeling, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. Belangrijke wijzigingen worden duidelijk gecommuniceerd. De meest actuele versie vindt u altijd op deze pagina. Wij adviseren u dit beleid periodiek te raadplegen.

12. Contact